Apa itu HRIS? HRIS adalah singkatan dari Human Resources Information System, yakni suatu perangkat lunak yang mengumpulkan dan menyimpan berbagai informasi terkait karyawan di suatu perusahaan. HRIS juga menyimpan berbagai informasi yang berkaitan dengan internal departemen human resources, seperti absensi karyawan, rencana penggantian karyawan (successions), rekrutmen karyawan baru. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi kerja dan menghemat waktu pengolahan data.
HRIS adalah software yang sangat berguna yang sudah banyak digunakan di banyak perusahaan besar. Terutama untuk perusahaan-perusahaan besar yang mempunyai database karyawan yang banyak. Administrasi yang baik akan memudahkan perusahaan dalam mencari informasi terkait karyawan baru maupun karyawan lama. Hal ini biasa dilakukan untuk melakukan review performa kerja karyawan dan apakah perlu dilakukan perubahan dalam organisasi di dalam departemen tertentu. Karena tim yang baik akan menunjang kinerja tim yang baik pula.
Beberapa fungsi dan modul standar HRIS adalah sebagai berikut :
- Informasi terkait profil karyawan, seperti nama, jabatan, alamat, gaji dan kinerja karyawan
- Portal karyawan yang mengijinkan karyawan mengatur informasi pribadi, termasuk pengajuan cuti atau ijin, pengajuan dinas kerja, juga pengajuan waktu review dengan atasan
- Informasi mengenai benefit karyawan, sehingga karyawan dapat melihat fasilitas apa saja yang diterima oleh karyawan tersebut
- Data jam kerja dan kehadiran karyawan perusahaan
- Sarana penghitungan payroll secara otomatis berdasarkan kehadiran karyawan
- Membantu proses rekrutmen, dengan membantu menyimpan data kandidat karyawan baru, sarana seleksi atau penilaian pelamar, dan juga training bagi karyawan baru
- Menyimpan data untuk proses review dan kenaikan jabatan karyawan (succession)
- Sebagai sarana sosial media, sehingga perusahaan dapat menginformasikan berbagai informasi penting terkait kegiatan perusahaan
HRIS membantu meminimalisir proses pengolahan data secara manual dan menghindari masalah yang dapat timbul karena kesalahan pengolahan data (human error). Mengimplementasikan HRIS membantu meminimalkan jumlah kertas dan tinta yang biasa digunakan untuk mendokumentasikan administrasi. Hal ini dapat membantu meminimalkan resiko kehilangan data karena administrasi yang kurang rapi, kertas yang hilang atau terselip. Karena di handle secara elektronik, pengisian data menjadi lebih mudah, jika ada data dengan informasi yang sama dapat disalin dengan cepat. Sehingga sangat menguntungkan mengimplementasikan HRIS dalam suatu perusahaan.